Het belang van een formele aanvraag
tot terugbetaling van kosten
eigen aan de werkgever 

Meer en meer vennootschappen kennen forfaitaire terugbetalingen toe aan categorieën personeelsleden, die geacht worden voor rekening van de werkgever bepaalde kleine kosten op te lopen, die ze niet of heel moeilijk
kunnen inbrengen via factuur.

Een dergelijke forfaitaire terugbetaling is uiterst interessant, daar ze fiscaal  (en meestal ook voor sociale zekerheid) niet wordt aangemerkt als bezoldiging en dus volledig vrijgesteld is in hoofde van de genieters. De vennootschap zal, afhankelijk van de aard van de bedragen vervat in die terugbetaling, een deel van deze terugbetaalde kosten onder ‘Verworpen Uitgaven’ moeten opnemen (vb. representatiekosten voor 50%).

De terugbetaling van een dergelijke forfaitaire ‘kost eigen aan de werkgever’ varieert naar gelang van de uitgeoefende functies, en situeert zich meestal tussen 80 en 250 Euro per maand. De meeste kosten betreffen kosten van kantoorruimte thuis, kleine representatie buiten kantoor, kosten van onthaal, wachttijden op luchthavens, parkingmeters, car wash, liberaliteiten, privé telefoon en internet gebruikt voor het werk, …

Uiteraard moet de vennootschap-werkgever kunnen rechtvaardigen welke kosten zij terugbetaalt op forfaitaire wijze, en waarom bepaalde functies binnen het bedrijf dergelijke kosten moeten voorschieten.

Uit de recente praktijk blijkt nu dat ter gelegenheid van een belastingcontrole in de meeste gevallen de Inspecteur weigert de forfaitaire betalingen nog te aanvaarden, of hier heel moeilijk over doet, wanneer er geen formele aanvraag is ingediend bij de FOD Financiën om een akkoord hieromtrent te bekomen.

De formele aanvraag vermeldt volgende zaken: aard van de onderneming, verantwoording waarom bepaalde kosten forfaitair worden terugbetaald, aard van de kosten, aard van de functies die deze kosten kunnen terugvragen op forfaitaire basis, naam van de genieters, detail van de kosten die onder Verworpen Uitgaven zullen worden opgenomen. Bovendien wordt verzocht per genieter een aantal bewijsstukken te voegen dat deze kosten effectief voor rekening van hun werkgever werden opgelopen.

Eens de aanvraag is goedgekeurd geldt het akkoord meestal voor een periode van drie jaar, en kan het gemakkelijk hernieuwd worden. Het akkoord zal ook als ‘richtlijn’ kunnen dienen voor voorheen toegekende forfaitaire terugbetalingen.

16 juni 2010

Bruno Gernay