L'importance d'une demande formelle de remboursement de frais forfaitaires
propres à l'employeur

De plus en plus de sociétés accordent des forfaits à
certaines catégories d’employés qui sont censés
effectuer des menues dépenses pour le compte
de leur employeur, et pour lesquelles des
justificatifs ne sont généralement pas fournis.


Un remboursement forfaitaire d’une certaine somme couvrant ces frais est très intéressant, compte tenu de ce que ce montant n’est pas considéré comme un salaire imposable (et est généralement exonéré de sécurité sociale). La société quant à elle, devra reporter en ‘Dépenses non admises’, une partie de ces frais remboursés selon la nature de ceux-ci (par exemple frais de représentation pour 50%).

Le remboursement d’un forfait pour les frais propres à l’employeur varie selon la nature des fonctions exercées, et se situe généralement entre 80 et 250 Euro par mois . La plupart des frais encourus concernent l’ usage d’ un bureau à domicile, des frais de représentation en dehors des heures de bureau, des frais d’ accueil à domicile, les temps d’ attente dans un aéroport, les frais de parc-mètres et car-wash, les dons, les frais de téléphone et internet privés pour raisons professionnelles,…

Il est évident que l’employeur doit pouvoir justifier quels frais il rembourse de manière forfaitaire, et pourquoi certaines fonctions dans l’entreprise doivent avancer ou débourser de tels frais.

Il appert de contrôles fiscaux récents que l’inspecteur refuse ou accepte difficilement les remboursements forfaitaires de ces frais si aucune demande formelle n’a été introduite auprès du SPF Finances aux fins d’ obtenir un accord formel à ce propos.

La demande formelle reprend entre autres : un descriptif de l’entreprise, la justification du remboursement de frais forfaitaires, la nature des frais encourus pour le compte de l’employeur, la nature des fonctions justifiant ce remboursement, le nom des bénéficiaires, le détail des frais repris sous les ‘Dépenses non admises’. En outre il est demandé de joindre par bénéficiaire quelques preuves du fait qu’ils ont bien encouru de tels frais.

Une fois l’accord formel obtenu, il vaudra généralement pour une période de trois ans, et pourra faire l’objet d’une reconduction assez aisée. L’accord servira en outre de ‘directive’ pour les remboursements antérieurs.

16 juin 2010

Bruno Gernay